Conservazione sostitutiva

 

Archivia i tuoi documenti a norma di legge

In seguito all’emanazione del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n.82 (Codice dell’amministrazione digitale) il documento informatico acquista valore probatorio ai fini fiscali e legali: ciò significa che si possono archiviare su supporti ottici tutti i documenti cartacei e, grazie alla firma digitale, decidere anche di eliminarli.

Con la conservazione sostitutiva potrai archiviare a norma di legge i tuoi documenti elettronici, non dovrai più conservare il formato cartaceo originale perché i documenti archiviati acquisteranno valore legale.

Finalmente non sarai più costretto a mantenere archivi cartacei (per legge ogni documento dovrebbe essere conservato per 10 anni), è quindi possibile risparmiare fin da subito con uno strumento semplice e immediato integrato in Profalia Doc, il nostro sistema di gestione documentale.

Tramite un apposito modulo, Profalia Doc consente la conservazione sostitutiva e la gestione documentale a norma di legge, con funzionalità complete per la gestione della firma digitale e la marca temporale.

Doc Fly in partnership con Aruba, tramite Profalia Doc possiamo garantire la Conservazione Sostitutiva dei documenti nel pieno rispetto delle normative vigenti, partendo da un originale cartaceo. In tal caso, il nostro sistema consente di gestire la conservazione sostitutiva anche in outsourcing.

I file sono archiviati sui sistemi di Aruba che, in qualità di Responsabile della Conservazione, ne garantisce la piena integrità, leggibilità e  accessibilità per tutto il tempo previsto dalla normativa di riferimento.

La firma digitale del Responsabile della Conservazione e la marca temporale conferiscono ai documenti pieno valore legale.

I documenti conservati con Profalia Doc sono sempre disponibili e la loro esibizione è opponibile a terzi.

Grazie all’impiego dei servizi Profalia Doc i documenti sono facilmente ricercabili, accessibili e consultabili. La soluzione migliore per l’archiviazione.

 

Vantaggi della conservazione sostitutiva

Valore Legale

Profalia Conservazione Sostitutiva è conforme alle disposizioni normative contenute all’interno del D.P.C.M. del 3/12/2013 ed agli standard tecnici da questo richiamati garantendo i requisiti di autenticitàintegritàaffidabilitàleggibilità reperibilità dei documenti.

Sicurezza

In fase di conservazione, i controlli automatici di qualità, il monitoraggio delle fasi, nonché i requisiti di autenticità ed integrità dei documenti, garantiscono massima sicurezza durante il processo impedendo la perdita o alterazione non autorizzata dei dati.

Dematerializzazione degli archivi

Il passaggio dall’archiviazione cartacea alla conservazione digitale, nei limiti e per i casi stabiliti dalla normativa di riferimento, oltre ad apportare evidenti benefici in termini di riduzione dello spazio e del tempo necessario, diminuisce anche il rischio di errori dovuti alla gestione manuale dei documenti, a smarrimenti o errori di catalogazione.

Miglioramento dei flussi documentali

La gestione multicanale dei sistemi di versamento, la velocità di esecuzione, il monitoraggio delle varie fasi, i processi automatici che consentono l’indicizzazione univoca ed il controllo di qualità su documenti e fascicoli, permettono una gestione più accurata dei materiali garantendo massima precisione ed organizzazione nella conservazione e successiva ricerca.

Ottimizzazione delle risorse

Non occorreranno più grandi spazi e forniture d’ufficio e consentirà al personale incaricato dell’archiviazione manuale di risparmiare tempo da dedicare ad attività core del business.

Accessibilità ai documenti

I metadati associati ai file archiviati rappresenteranno delle chiavi di indicizzazione che faciliteranno la ricerca di documenti specifici. Sarà possibile ottenere molteplici copie digitali dei documenti, senza dimenticare il fatto che questi saranno accessibili 24 ore su 24 e 365 giorni all’anno. Basterà semplicemente disporre di una connessione alla rete.

Approfondimenti Faq

Cosa è?
Conservazione Sostitutiva si inserisce a pieno titolo tra le soluzioni studiate per compiere il processo di dematerializzazione dei documenti e semplificazione burocratica. La conservazione digitale garantisce, non solo una maggiore efficienza nei processi di conservazione e reperimento dei documenti, ma anche un notevole risparmio in termini di stoccaggio, stampa ed archiviazione, aumentando il livello di sicurezza dell’intero processo di gestione documentale.

Conservazione a norma di legge

Come previsto dall’articolo 44 del CAD (Codice dell’amministrazione Digitale), Conservazione Sostitutiva è la soluzione di Profalia che consente di gestire e conservare a norma qualunque tipo di documento o fascicolo informatico, sia in ambito amministrativo sia fiscale, garantendo i fondamentali requisiti di:  
AUTENTICITÀ
Identificando il produttore del documento
INTEGRITÀ
Assicurando che il documento sia completo e non abbia subito modifiche non autorizzate
AFFIDABILITÀ
Elevato livello di fiducia che il fruitore può riporre nella visualizzazione del documento
LEGGIBILITÀ
Mantenimento della fruibilità delle informazioni contenute nel documento durante l’intero ciclo di gestione
REPERIBILITÀ ED OPPONIBILITÀ
Capacità di reperire ed esibire il documento utilizzandolo come prova a valore legale anche in caso di contestazioni legali.

Massima sicurezza garantita dall’infrastruttura tecnica Profalia

Conservazione Sostitutiva di Profalia viene erogato tramite un’apposita infrastruttura dedicata collocata presso i data center del gruppo Aruba che rispondono ad elevati standard di sicurezza che garantiscono l’affidabilità e la continuità del servizio.
Come funziona?
La sofisticata tecnologia alla base di DocFly-Conservazione Sostitutiva, si traduce in un sistema estremamente semplice da utilizzare per il cliente, offrendo un sistema multicanale per l’inserimento dei documenti in conservazione ed una intuitiva interfaccia web per la gestione e consultazione dei propri archivi.

Sistema di versamento dei documenti multicanale

Aruba mette a disposizione diversi canali di versamento dei materiali in conservazione, per garantire un servizio rapido efficiente, qualunque sia la mole di documenti informatici da gestire. I documenti possono infatti essere inseriti in documentazione attraverso:
  • WEB SERVICES Richiedendo ad Aruba una soluzione personalizzata, sarà possibile integrare il sistema ideale per integrare le applicazioni ed i sistemi dei clienti con il sistema di conservazione di Aruba;
  • FTP/CARTELLA Tramite un normale client FTP è possibile trasferire i documenti all’interno di un’apposita area;
  • HTTP/ONLINE Ovvero è possibile effettuare l’upload dei singoli documenti o dell’intero archivio tramite Pannello Web.
 

Pannello DocFly e gestione del servizio

Il servizio è accessibile mediante il Pannello DocFly: una semplice interfaccia web che mette a disposizione del cliente tutti gli strumenti utili per la gestione della sua attività, con caratteristiche specifiche che variano in base al tipo di profilo e ai permessi assegnati a ciascun utente. Attraverso il Pannello DocFly l’amministratore dell’archivio può :
  • Effettuare versamenti;
  • Organizzare i file in fascicoli in base ai metadati associati;
  • Ricercare e scaricare documenti in pacchetti di versamento dotati di valore legale;
  • Creare profili utente con specifici permessi di lettura/scrittura su singole classi documentali;
  • Verificare l’operato dei singoli utenti creati;
  • Gestire i processi di conservazione.

 

Classi documentali, metadati e formati gestiti

È possibile conservare documenti informatici, documenti fiscali e documenti amministrativi per i quali puoi scegliere le classi documentali tra quelle da noi proposte o definirle secondo le tue esigenze. Le classi documentali non sono altro che “contenitori virtuali” che raccolgono documenti caratterizzati da un insieme di attributi specifici, i metadati, che definiscono la tipologia stessa della classe di appartenenza. Ad esempio sono classi documentali distinte: fatture emesse, fatture ricevute, fatture PA, libro giornale, registri iva, contratti, delibere, determine ecc…   Ai metadati specifici ed obbligatori per i diversi file (es: data documento, nome e cognome, ragione sociale, etc.), potrai aggiungere altre informazioni e metadati personali , da utilizzare come criteri di catalogazione o chiavi di indicizzazione, che consentiranno ricerche più rapide e precise. Sono disponibili numerosi formati per la conservazione dei documenti: alcuni di quelli espressamente consigliati dal D.P.C.M. del 03/12/2013, normativa di riferimento per il sistema di conservazione, sono:
  • PDF e PDF/A per i documenti;
  • TIFF e JPG per le immagini;
  • XML E ODF  Open Office XML (OOXML), XML e Open Document Format (ODF) per i fogli di calcolo;
  • TXT  per i fogli di testo.
 
Il versamento di documenti in uno di questi formati rappresenta un’ulteriore garanzia per l’utilizzatore. Trattandosi infatti di formati standard garantiti nel tempo, assicureranno negli anni il supporto, la compatibilità e quindi la corretta leggibilità e fruizione dei documenti conservati.
A chi si rivolge?
DocFly-Conservazione Sostitutiva è l’ideale per privati, liberi professionisti, aziende ed Enti che necessitano di un sistema di conservazione digitale dei propri documenti informatici sicuro, efficace, semplice e in linea con la vigente normativa. Docfly è inoltre consigliabile a tutti coloro che desiderano sostituire il cartaceo a favore di una graduale dematerializzazione e digitalizzazione del processo di conservazione di dati e documenti, nei limiti e per i casi stabiliti dalla normativa di riferimento.  
         
A partire da soli € 25,00 + IVA annui, DocFly-Conservazione Sostitutiva offre: 1 archivio, 3 utenti abilitati (di cui 1 Admin), 1 GB di spazio e 2 classi documentali  ma, grazie alla possibilità di upgrade del pacchetto DocFly con l’aggiunta di ulteriori classi documentali e spazio di archiviazione, l’offerta di Aruba si adatta alle esigenze di realtà di ogni dimensione.  

Conservazione a norma di legge

Aruba infine propone diverse soluzioni specifiche pensate per realtà come Pubbliche Amministrazioni, aziende, professionisti e commercialisti e il settore sanitario ai quali è in grado di offrire caratteristiche specifiche da concordare direttamente con il cliente.